4 طرق لعقد اجتماعات العمل بشكل أفضل أثناء الجائحة

لا تزال العديد من الشركات حول العالم مترددة في إعادة موظفيها للعمل من المكاتب والمقرات بسبب جائحة "كورونا" وسلالتها الجديدة "اوميكرون".

ومنذ بداية الجائحة، تحولت العديد من الشركات حول العالم نحو العمل الافتراضي (عن بعد) أو الجمع بين النوعين بحيث يعمل بعض الموظفين من المكاتب بشكل جزئي، في حين يجري عقد الاجتماعات افتراضيا من خلال تطبيقات أشهرها "زووم فيديو" و"تيمز" وغيرهما.

وفيما يلي 4 طرق لتحسين تجربة عقد اجتماعات العمل أثناء جائحة "كورونا":

تحديد الموعد

عند عقد اجتماعات افتراضية عبر الإنترنت، يجب تحديد جدول الاجتماعات وأهم النقاط التي سيتم مناقشتها بين الحضور لعدم إضاعة الوقت.

وعلاوة على ذلك، يجب تحديد التوقيتات بدقة وتنسيق الوقت والمواعيد بناء على دوام كل موظف.

تضمين سياق الاجتماع في الدعوة

ربما تكون هذه النقطة غير هامة كثيراً في الأوقات العادية، لكن في ظل استمرار جائحة "كورونا"، من الضروري في كل اجتماع أن يكون متضمنا لسياقه.

يأتي ذلك في ظل عدم تذكر أغلب الموظفين لتفاصيل كل اجتماع وما سيتم مناقشته، ومن هنا، يجب إرسال خطابات إلكترونية لكل موظف ليكون بمثابة تذكير.

معلومات عن كل موظف

يحدث بعض التضارب خلال الاجتماعات واسعة النطاق التي تضم عددا كبيرا من الموظفين خاصة إذا كان البعض منهم مجهول الهوية أو تم تعيينه حديثاً.

يجب التأكيد على وجود بيانات ومعلومات عن كل شخص وتضمين هذه المعلومات في دعوة عقد الاجتماع من أجل تعريف أطراف الاجتماع ببعضهم البعض.

أخذ ملاحظات والمتابعة 

هذه النقطة غير خاصة بعقد الاجتماعات أثناء جائحة "كورونا" فقط، بل إنها شديدة الاهمية في الأوقات العادية، فمن الضروري خلال الاجتماعات، كتابة ملاحظات ونتائج تمخض عنها الاجتماع.

بعد انتهاء الاجتماع، يمكن مشاركة الملاحظات بين الموظفين أو ملخص لما حدث من مناقشات ونتائج وقرارات تم اتخاذها والتركيز عليها.